ESF HELPDESK

Help, ik moet een rapportage indienen voor mijn ESF-project! Hoe begin ik eraan?
Het ESF-Agentschap heeft als subsidiërend orgaan de plicht om na te gaan of alle middelen correct zijn ingezet. Wij kijken hiervoor in de eerste plaats naar de rapportages die je als promotor op regelmatige basis opstelt over de vooruitgang van je ESF-project in navolging van de bepalingen in je ESF-projectovereenkomst.

Heb je nog nooit een ESF-rapportage opgemaakt of lijkt het intussen alweer lang geleden? Zie je het bos niet (meer) door de bomen?
Graag zetten we alles nog eens op een rijtje:

1) Waaruit bestaat een ESF-rapportage?
Elke ESF-rapportage bestaat steeds uit twee belangrijke onderdelen:

  • een inhoudelijk deel
  • een financieel deel

Daarnaast dien je eventueel nog een verplichte bijlage op te laden, zoals bijvoorbeeld een saldobijlage. Hierover wordt je echter steeds tijdig geïnformeerd via de instructiemail (zie verder) vanwege de oproepbeheerder.

2) Waarover rapporteer je?
Je rapporteert enkel en alleen over de periode waarover je gevraagd wordt om te rapporteren, met name de rapportperiode. Je kan je rapportperiodes onder andere raadplegen in je ESF-projectovereenkomst. Éénmaal over een bepaalde periode gerapporteerd is, wordt deze periode als definitief afgelopen beschouwd.

3) Waarin maak je je een ESF-rapportage op?
Een ESF-rapportage maak je op in de ESF-applicatie:
https://esf2007-2013.vlaanderen.be. Hier vul je het inhoudelijke en financiële deel in en laad je alle verplichte bijlagen op.
De bijhorende bewijsstukken van de bewuste rapportperiode laad je hier niet op.
Eens je alles hebt ingevuld en opgeladen, dien je de ESF-rapportering elektronisch te ondertekenen.

Een demo over de stappen in de ESF-applicatie vind je hier.

Dien je rapport tijdig in. De indieningsdeadline kan je ook raadplegen bij je project in de ESF-applicatie.

Ondervind je technische problemen? Dan kan je steeds terecht bij esfsupport@vlaanderen.be.

4) Hoe zit het dan met de bewijsstukken?
Naast de rapportage die je opmaakt in de ESF-applicatie, dien je voortaan ook alle bewijsstukken van diezelfde rapportperiode digitaal op te laden in de digitale archiefruimte: http://archief.esf-agentschap.be. In de archiefruimte dien je de bewijsstukken gewoon op te laden. Deze bewijsstukken worden niet elektronisch getekend.
Meer informatie over de digitale archiefruimte: klik hier.

5) Waar vind je instructies om je rapportage op te stellen?
Je krijgt instructies via:

  • de instructiemail: enige tijd voorafgaand aan de indiendingsdeadline van je rapportage krijg je van de oproepbeheerder een mailbericht met daarin alle specifieke rapporteringsinstructies.
     
  • het saldoseminarie: enige tijd voorafgaand aan de indieningsdeadline van je rapportage nodigt de oproepbeheerder je hierop uit. Het loont zeker en vast de moeite op aanwezig te zijn. Tijdens het saldoseminarie wordt het opstellen van je rapportage van naaldje tot draadje uitgelegd en kan je ook terecht met je vragen.
     
  • de saldoseminariepresentatie: indien je niet aanwezig kan zijn op het seminarie zelf, kan je steeds de powerpointpresentatie raadplegen.

Onze belangrijkste tip?
Blijf niet zitten met je vragen! Loop je vast in je berekeningen? Ben je niet zeker of je bepaalde informatie moet vermelden?
Neem contact op met je projectbeheerder. Hij of zij helpt je graag verder.

Veel succes!

Je ESF-project van a tot z? klik hier.